HelloCash t’offre un système de caisse polyvalent avec une multitude de fonctionnalités. Bon nombre de ces fonctionnalités apportent une valeur ajoutée significative aux fonctions de base. Pour éviter de te submerger, nous nous concentrons dans cet article sur les bases.
De quoi as-tu besoin pour commencer avec helloCash et quelles sont les fonctionnalités couramment utilisées que tu devrais absolument connaître ? Découvre les réponses ici !
Pas à pas vers ta propre caisse
- Créer un compte
- Saisir les données de base
- Saisir les articles et services
- Établir des factures
- Configurer l’imprimante de tickets
- Passer au mode réel
- Arriver en mode réel
PREMIER ÉTAPE : CRÉER UN COMPTE
Sur la page d’accueil de helloCash, tu peux créer un compte de démonstration dans la section “TESTER GRATUITEMENT“. Il te suffit d’entrer ton adresse email et de choisir un mot de passe. La transition vers un compte réel passe toujours par un compte de démonstration, que tu changes après 5 minutes ou à la fin de la période d’essai de 30 jours. Toutefois, tu peux effectuer tous les réglages de ton système de caisse, sauf l’achat de la signature, également en mode démo. Toutes les configurations, articles, services, clients, etc. seront transférés lors du passage du mode démo au mode réel. Seules les factures (de test) seront supprimées.
Très important : La différence entre Démo et Gratuit
Le compte démo te permet de tester helloCash en profondeur. Tu peux simuler tous les processus commerciaux prévus et te convaincre à l’avance si helloCash convient à ton entreprise. De cette manière, tu ne prends aucun risque : tu passes au modèle réel uniquement lorsque tu es convaincu !
Si, à la fin de la période d’essai, tu décides de ne pas choisir helloCash, ton compte ne se transformera évidemment PAS en un abonnement payant. Le compte démo reste donc toujours gratuit et sans engagement. En revanche, le compte gratuit est la version de base du modèle réel. Le compte gratuit n’est donc PAS destiné aux tests.
DEUXIÈME ÉTAPE : SAISIR LES DONNÉES DE BASE
Une fois ton compte créé, tu peux entrer toutes les informations essentielles de ton entreprise dans la section “Mon compte – Données de base“.
Les champs marqués d’une étoile (comme le nom de l’entreprise, l’adresse et le numéro de TVA) doivent obligatoirement être remplis avant de passer au modèle réel.
TROISIÈME ÉTAPE : CRÉER DES ARTICLES ET SERVICES
Dans la section “Articles – Gestion des articles“, tu peux créer des articles et les organiser en catégories et sous-catégories si nécessaire. Lors de la création d’articles, le nom de l’article, la TVA et le prix de vente sont obligatoires. Toutes les autres informations sont facultatives.
La section “Services” fonctionne de manière similaire à la création d’articles, tu peux également déplacer les services dans des catégories pour plus de clarté. À partir de la version Premium, tu peux également utiliser la fonction de “Gestion des marchandises”.
Le guide de démarrage est conçu pour te donner un aperçu général de la gestion des articles très étendue de helloCash. Pour plus d’informations sur la gestion des articles avec helloCash, consulte un article FAQ dédié.
QUATRIÈME ÉTAPE : ÉTABLIR DES TICKETS
La fonction principale de tout système de caisse est sans doute la création de tickets. Après avoir terminé les trois premières étapes, tu es maintenant prêt pour ton premier ticket de test.
Pour ce faire, va sur “Créer ticket“.
Ici, tu peux sélectionner tous les articles et services que tu souhaites vendre à tes clients. Si une position spécifique n’a pas encore été créée dans la gestion des articles, clique simplement sur “+ Article” et crée une nouvelle position de ticket.
À la fin, il te suffit de cliquer sur “Paiement” et de choisir le mode de paiement. De plus, tu peux aussi attribuer un client ici. Tu termines ton ticket en cliquant à droite sur “Ticket”, “PDF”, “Reçu numérique”, etc.
Important : Avant cette étape, tu peux revenir en arrière en cliquant sur “Retour” et apporter les corrections nécessaires. Après cette étape, le ticket est enregistré dans le système. À partir de ce moment, tu ne peux plus modifier les détails du ticket pour des raisons légales. Si une erreur s’est produite, tu devras annuler ton ticket dans la section “Gérer les tickets” et, si nécessaire, en établir un nouveau.
En mode démo, tu n’as pas à te soucier de cela, car tous les tickets seront supprimés lors du passage au mode réel. Les articles, services et clients que tu as créés en mode démo peuvent cependant être transférés en mode réel.
CINQUIÈME ÉTAPE : CONFIGURER L’IMPRIMANTE DE TICKETS
Félicitations ! Tu connais maintenant les fonctions principales de ton système de caisse. Dans de nombreux cas, il sera nécessaire de fournir un reçu à tes clients. Voici donc comment configurer une imprimante de tickets.
Alors que les quatre premières étapes fonctionnent presque de la même manière dans la version navigateur et dans l’application helloCash, il y a quelques différences dans cette section. Assure-toi que ton imprimante de tickets est compatible. Il existe désormais des milliers de modèles et, naturellement, nous ne pouvons pas tous les intégrer à notre système.
Version navigateur :
Dans la version navigateur de helloCash sur ordinateur, portable ou iMac, tu as besoin d’une imprimante de tickets USB compatible. Branche-la à ton appareil et installe tous les pilotes nécessaires. La configuration peut varier considérablement d’un appareil à l’autre. Dans les paramètres d’impression de helloCash, AUCUNE case ne doit être cochée.
Impression des tickets dans l’application :
Ici, tu as besoin d’une imprimante de tickets Bluetooth compatible. Il est donc nécessaire de cocher la case “Bluetooth” dans les paramètres. La case “Réseau sans fil combiné” ne doit JAMAIS être cochée.
Pour ajouter une imprimante Bluetooth, va simplement dans l’application et clique sur les trois points tout à droite (Android) ou dans la section Menu (iOS), puis sur “Modele imprimante” et choisis ta marque et ensuite le modèle.
SIXIÈME ÉTAPE : PASSAGE AU MODÈLE RÉEL
Tu connais maintenant les fonctionnalités de base de ton système de caisse. Il est temps de passer aux choses sérieuses ! Le passage au modèle réel peut commencer. Pour ce faire, va dans “Mon compte – Produits” et clique sur “Changer le modèle de caisse”, puis sélectionne le modèle souhaité. Ici, tu peux choisir un mode de paiement et, le cas échéant, entrer un code promo.
Toutes tes factures de test seront maintenant supprimées, mais tes clients, produits, services et articles seront bien entendu conservés, afin que tu puisses continuer là où tu t’étais arrêté dans la démo.
Un retour au mode démo n’est plus possible, mais il existe un mode test spécifique dans le modèle réel, que tu peux trouver tout en haut dans “Paramètres – Général – Général”.
SEPTIÈME ÉTAPE : ARRIVÉ AU MODÈLE RÉEL
Voici un aperçu des fonctionnalités importantes que tu devrais connaître avant de commencer avec le modèle réel de helloCash. Cela inclut :
Le livre de caisse : En allant sur “Votre Caisse – Livre de caisse”, tu peux effectuer des entrées ou des sorties d’argent dans ton livre de caisse en utilisant le bouton “Recettes/Dépenses”. Ainsi, tu peux noter la monnaie déposée dans helloCash ou les sorties d’argent, par exemple, lorsque tu apportes ta recette quotidienne à la banque ou que tu retires de l’argent de la caisse pour effectuer des achats professionnels en espèces. Les factures en espèces y sont automatiquement enregistrées.
La clôture de caisse : En allant sur “Chiffres et données – Clôture journaliere”, tu peux effectuer ta clôture de caisse et définir si elle doit se faire automatiquement à une certaine heure. Attention : La création d’une clôture de caisse ne signifie pas automatiquement que les recettes en espèces de ce jour sont retirées du livre de caisse. Tu peux le faire manuellement dans le livre de caisse comme décrit ci-dessus. La clôture de caisse inclut tous les revenus depuis la dernière clôture de caisse. Cela ne correspond pas forcément à une journée calendaire.
Nous espérons que cet article t’a bien guidé à travers le processus d’enregistrement chez helloCash. Veuillez noter que cet article est conçu pour donner un aperçu général aux nouveaux utilisateurs de helloCash.
À l’avenir, chaque sujet fera l’objet de nombreux articles FAQ et de blog détaillés, où nous te tiendrons informé des détails et d’autres sujets passionnants concernant ton nouveau système de caisse.